合肥企业档案管理,为什么说电子档案文件是一把双刃剑

电子文件的应用给当代人的学习、工作、生活带来巨大便利,对社会发展产生深远影响,以至于人们较少考虑电子文件给人类带来的风险(www.xunyan.net)。其实由数字化派生出电子文件的一系列特点,如信息存储的密集性,载体的不确定性,信息结构的二重性,对信息技术的依赖性,内容的易改性等,都是一把把“双刃剑”:

一方面,它给信息的存储、处理、传播、利用带来质的飞跃,使电子文件倍受人们青睐。如在我国的抗震救灾斗争中,各种媒体通过大量的数码照片和影视片,在第一时间传递了灾情和救灾的英勇事迹,使广大群众对抗震救灾斗争产生强烈的视觉和心灵上的震撼,其影响力是过去文字描述和信息传递方式所无法比拟的。

另一方面,电子文件在真实、完整、有效、安全等方面正面临严重的威胁,特别是它的“原始凭证性”正遭遇前所未有的挑战。管理电子文件远比管理纸质文件来得复杂,并且充满风险。如2007年11月22日《解放日报》报道:“英国皇家税务及海关总署工作人员在邮寄过程中丢失两张重要数据光盘,其中包括约2500万人的个人资料和银行信息。这意味着英国6000万人口中,有近一半人面临受欺诈的危险。” 该消息一经公布,英国政界及民众对此表示不解和愤怒。为此,英国皇家海关及税务总署署长保罗·格雷宣布引咎辞职,首相布朗也为事件公开道歉。英银行系统立即提高了警戒级别,防止相关数据遭窃取。一个普通工作人员的小小疏忽能给社会带来如此巨大的风险,从某种角度上说这就是数字化惹的祸。

全面地认识电子文件的特点,有利于在管理和使用电子文件时从实际出发,尽量趋利避害,即最大限度地发挥其优势,规避其风险,使电子文件真正承担起社会记忆的历史使命。

如今社会中,各行各业都开不开电子信息技术,纸质记录管理渐渐被取而代之,电子信息档案管理,随之因运而生。电子档案信息的安全是指保护该档案、保护该档案的核心内容、数据文件,不受到破环、丢失和窃取。与传统纸质记录比较,电子信息档案管理显得更加方便。但是在带来巨大快捷的同时,电子信息档案管理也存在着很大的风险隐患。

电子信息档案管理中存在的风险

可是就我国目前来说,电子档案系统的构建才刚刚开始属于萌芽阶段,自身存在着很多缺陷,电子信息档案管理的风险重在于对其的预防措施太单薄,很难去规避风险,不知道该如何加强信息保护,问题往往出现在电子信息管理人员缺乏科学技术,该管理人员对于电子信息的保护意识不够清晰,没有加大管理力度。管理中缺乏信息反馈。电子档案信息的风险主要来源于网络黑客或其它网络病毒,一旦受到攻击和传染,那么电子档案信息的安全将无从谈起,这种风险无法得到及时有效的信息反馈,导致就算经历了恶意网络攻击传染后,也并没有及时加强管理补救措施,并未对电子信息档案系统定期及时更新升级,导致系统老化,容易被袭击。在传统的管理方式落后的状态下,新的管理模式仍然还尚未研究、补救、总结、反馈,使得风险系数大大提升。未及时缓解突然风险。在电子信息档案的管理中会存在很多方面的因素,导致原本简单的风险防御系统失效,电子信息档案的管理本身就自带不安全性,而在面临突然情况时,如果稍有疏忽那简单的防御就会彻底崩盘,许多企业在选择了电子信息档案管理的同时,也做好了风险转移的准备,而往往也有大多数企业管理人员未能及时采取措施,未能及时发现风险、未能解决风险

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